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档案室工作流程

文章来源:本站 上传时间:2021-05-20
    一、档案利用(查、借阅)流程
    文书档案、人事档案、财务档案、科技档案的利用(查、借阅)流程基本一致。
    申请人填写《档案查询申请单》→处室负责人审批(基层)→职能部室领导审批→集团行政办领导审批→档案员受理→档案员根据申请内容提供档案→查询完毕填写《文书/人事/财务/科技档案查阅登记簿》→外借档案归还后在档案阅登记簿填写归还日期→若档案必须外借,10个工作日内需归还档案(系统设置第八个工作日开始每日提醒即将到期尽快归还,提醒期直至归还。)
    二、档案移交流程(接收)
    1. 文书档案:各部室兼职档案员对移交档案进行分类→录入《卷内文件目录》→案卷立卷→部室负责人审批→文书档案员审核→集团行政办领导审批→双方在《文书档案移交明细表》上签字确认→编写档案目录→整理档案入柜。
    2. 人事档案:
    (1)调入(整套):劳资员收齐新入职或调转职工人事档案→填写《人事档案移交明细表》→劳资处长审批(子公司)→人力资源部领导审批(子公司调转职工此步审批省略)→集团行政办领导审批→人事档案员受理→人事档案员清点档案→双方在《人事档案移交明细表》上签字确认→录入新入职或调转职工档案信息→整理档案入柜。
    (2)移交材料(补充人事档案):移交人填写《人事档案移交明细表》→相关处室处长(主任)审核(基层)→部室领导审核→人事档案员审核材料(需有备注权限:实际收XX号档案,退回XX号档案)→清点完毕双方在《人事档案移交登记簿》签字确认→录入补充档案信息→整理档案入柜。
    3. 财务档案:财务人员整理移交材料→填写《财务档案移交明细表》→财务处长审批(基层)→计财部领导审批→财务档案员审核→集团行政办公室领导审批→清点完毕双方在《财务档案移交明细表》上签字确认→编写财务档案目录→整理档案上架。
    4. 科技档案:兼职科技档案员对移交档案进行分类→录入《卷内文件目录》→案卷立卷→相关处室处长(主任)审批→部室负责人审批→科技档案员审核→集团行政办领导审批→双方在《科技档案移交明细表》上签字确认→编写档案目录→整理档案入柜。
    三、档案移交流程(移出)
    档案移交流程(移出)仅适用于人事档案。人事档案向外移交分以下几种情况:
    1. 企业内部调转(调出到子公司):接收单位劳资员发起《提档申请》→劳资处长审批→人力资源部领导审批→集团行政办领导审批→人事档案员受理→劳资员持调档介绍信到档案室提档(介绍信后附人力资源同意提档意见)→清点后双方在《调出人员档案登记簿》上签字确认→人事档案员移出调出职工信息。
    2. 解除合同:人力资源部劳资员提供《解除合同人员明细表》→人事档案员审核后接收→根据《明细表》提档→补充解除合同资料或移交失业证→双方在《人事档案移交登记簿》签字确认→人事档案员将解除合同职工信息移到离职人员库→整理档案入柜。
    若调出职工接收单位工作人员提档:接收单位工作人员持调档介绍信到档案室提档(介绍信后附人力资源同意提档意见)→清点后双方在《调出人员档案登记簿》上签字确认→人事档案员移出调出职工信息。
    3. 退休:劳资员填写《退休人员提档明细表》(每年11月中旬后发起)→劳资处长审批→人力资源部领导审批→人事档案员审核后受理→根据《明细表》提档→双方清点核对后在《退休人员提档明细表》上签字→劳资员取走档案办理退休→办理完毕将回执表返回档案室→人事档案员将退休职工信息从库中移除。
    4. 办理特繁:劳资员提交《办理特繁职工明细表》→劳资处长审批→人力资源部领导审批→人事档案员审核后受理→人事档案员根据明细表准备档案→在《调出人员登记本上》签字确认→劳资员取走档案→将回执表返还档案室→人事档案员将特繁职工信息从库中移除。若未办理成功:劳资员返还特繁职工档案→人事档案员审核受理→清点后整理入柜)
    5. 在职死亡:人力资源部填写《死亡职工明细表》(每年12月发起)→人力资源部领导审批→人事档案员审核后受理→人事档案员将死亡职工信息移到死亡职工库中→档案整理入柜。
    四、档案鉴定/销毁流程
    档案管理员编写《档案销毁报告》和《XX档案销毁明细表》→档案鉴定/销毁领导小组成员鉴定审批→档案鉴定/销毁领导小组成员现场鉴定→意见反馈至行政办公室领导→集团公司主要领导审批→在指定地点销毁→相关人员在销毁清册上签字→销毁档案信息从库中移除。

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